Главная  - Бухгалтерский учет, аудит  - Книги  - Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.
Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.
<< Содержание < Предыдущая

3.6.4. Види графіків

Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) та зведені (на групу носіїв) носії облікової інформації.

У всіх випадках для організації руху носіїв облікової інформації доцільно застосовувати графіки табличної форми. Побудова і структура графіків залежать від їх виду. В індивідуальних (подокументних) графіках фіксують: за підметом — види робіт, за присудком — служби, структурні підрозділи (посади осіб, що повинні виконувати ту чи іншу роботу), строки виконання та деякі інші характеристики. Такі графіки називають оперограмами, або документограмами (табл. 3.8).

Як видно з табл. 3.8, у технологічній послідовності створення і використання первинного документа показано усі роботи, які виконують з початку складання документа до передавання його в архів. Така форма графіка дає змогу визначити тривалість складання документа в годинах, днях, відповідальних осіб і характер роботи.

Коли документи складають у кількох примірниках, у графіку вказують, який примірник документа слід передати до бухгалтерії та який порядок його обробки.

Таблиця 3.8

ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА) ВИМОГИ НА ОДЕРЖАННЯ МАТЕРІАЛІВ ЗІ СКЛАДУ

ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА)  ВИМОГИ НА ОДЕРЖАННЯ МАТЕРІАЛІВ ЗІ СКЛАДУ

зЗведені графіки руху носіїв облікової інформаціїначно відрізняються від індивідуальних. У них планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передавання в архів. У цих графіках не відображують порядок складання документа. Зведені графіки поділяють: за темами (надходження матеріалів, відпуск матеріалів тощо), за топологічною ознакою (облік праці та її оплати, облік основних засобів тощо), по господарству в цілому. Наприклад, зведені графіки з обліку матеріалів — це таблиці, де у підметі вказано назву всіх первинних документів, з яких визначають операції, а у присудку — служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть над документом, строки обробки (передавання), види процесів обробки (табл. 3.9).

Табл. 3.9.

ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК РУХУ ДОКУМЕНТІВ З ОБЛІКУ МАТЕРІАЛІВ

Назва первинного документа

Складання та передавання документа

Виконавець або користувач даних

Надходження документа до бухгалтерії, обробка та узагальнення

Відповідальний

Строк передавання

Служба, яка приймає документ

Операції над документом

Кому і коли передають

Час приймання документа

Обробка до­кумента і узагальнення даних

Кому та в які строки подають документи

Рахунок постачальника

Касир щодня

У день одержання в банку

Відділ мате­ріально-тех­нічного забе­зпечення

Контроль­акцепт

Бухгалтерії

Щодня до 16.00

Оплата або підготовка відмови від оплати

На другий день після одержання завідувачеві складу

Прибутковий ордер

Комірник у мо­мент надход­ження

Кожного 5, 10, 15 числа

Те саме

Контроль плану за­безпечен­ня

Бухгалтерії 6, 11, 16 числа

Щодня до 17.00

Контроль за змістом, цінами

Обчислювальному центру, не пізніше від другого дня після одержання

Лімітно-забірна картка

Комірник у мо­мент відпус­ку

Кожного 11, 21, 1 числа

Відділ мате­ріально-тех­нічного забе­зпечення

Контроль за ліміта­ми видачі

Те саме

Щодня до 17.00

Запис в облікові реєстри

У поточний архів, 6 числа кожного місяця

Разові вимоги на видачу ма­теріалів та ін.

Те саме

16 і 30 числа

Те саме

Те саме

»

Щодня до 16.00

Те саме

Те саме

Окрему групу зведених графіків становлять сітьові графіки (рис. 3.3).

Сітьовий графік роботи зі складання квартальної  звітності

Рис 3.3. Сітьовий графік роботи зі складання квартальної звітності

Для організації документообороту в цілому в топологічному відділі розробляють графіки, де за кожним носієм облікової інформації (документом) показують увесь шлях їх руху (табл. 3.10).

Таблиця 3.10

ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА) НАКЛАДНОЇНА ПЕРЕМІЩЕННЯ МАТЕРІАЛІВ НА ПІДПРИЄМСТВІ

№ з/п

Зміст роботи зі складання, обробки і переміщення

Час на складання або переміщення

Місце складання або переміщення

Відповідальна особа

Час на складання або переміщення, хв

1

Заповнення реквізитів (назва матеріалів, номенклатурний номер, облікова ціна тощо)

За день до передачі

Склад, який передає

Завідувач складу

30

2

Відпуск матеріалів зі складу

Те саме

Те саме

Те саме

3

Облік відпуску матеріалів у картці

У день відпуску

»

»

10

4

Запис накладної у реєстр

Те саме

»

»

10

5

Отримання матеріалів на склад

У день одержання

Склад, який одержує

»

6

Оприбуткування матеріалів

У день одержання

Те саме

Завідуючий складом

10

7

Облік матеріалів у картці

Те саме

»

Те саме

10

8

Запис накладної до реєстру

»

»

»

10

9

Передавання до архіву

Після повного використання

Бухгалтерія

Старший бухгалтер сектора обліку матеріалів

20

Деякі особливості має планування руху первинних документів в умовах обробки їх на обчислювальних машинах. При цьому документи спочатку надходять до бухгалтерії за ознаками належності (у відповідний сектор, групу, відділ), а далі — на обробку на машинолічильну установку.

Документи, які передають на обробку на машини, реєструють у спеціальному журналі, до них додають супровідні ярлики, в окремих випадках за згодою головного бухгалтера документи за спеціальним графіком передають безпосередньо на машинолічильну установку. Після машинної обробки ці документи здають у бухгалтерію разом з машинограмами.

В умовах застосування ПК та АРМ бухгалтера процедури машинної обробки значно спрощуються, оскільки процеси безпосередньо бухгалтерської і машинної обробки об’єднують.

На кожному етапі облікового процесу організація руху носіїв облікової інформації має свої особливості. На етапі первинного обліку — це утворення первинного документа, поточного — організація руху первинних документів за графіками і документопотоків. На етапі підсумкового обліку (узагальнення) особливості руху носіїв облікової інформації визначаються характером показників, які формуються у різних таблицях звітності.



 
Главная
Бухгалтерский учет, аудит
Экономика
История
Культурология
Маркетинг
Менеджмент
Налоги
Политэкономия
Право
Страхование
Финансы
Прочие дисциплины
Карта сайта
Учебные материалы для студентов онлайн
Правила користування
Продажа баннеров УБС