Главная  - Бухгалтерский учет, аудит  - Книги  - Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.
Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.
<< Содержание < Предыдущая Следующая >

4.3. Організація нормативно-довідкової інформації

Значне місце в інформаційній системі належить нормативно-довідковій інформації (НДІ). Нормативна інформація являє собою сукупність норм, кошторисів, нормативів, цін, розцінок, тарифів, процентних ставок та значень інших величин, обчислених до початку формування бухгалтерської інформації в процесі технічної підготовки виробництва, ціноутворення тощо. Специфіка інформації об’єктів обліку зумовлює потребу групування НДІ за цими об’єктами (НДІ для обліку основних засобів, обліку виробничих запасів тощо). Кожна з характеристик об’єкта також має свої характерні риси і повинна по змозі мати однакове подання. За призначенням НДІ використовується для ідентифікації одиниць інформації, інформаційно-пошукової мети, формування характеристик об’єктів обліку, забезпечення інформаційних взаємозв’язків, розрахунків. Залежно від призначення НДІ групується в різні інформаційні сукупності: за структурою побудови вона може бути подана у вигляді списку, таблиці або в лінійному вигляді; за сферою застосування розрізняють універсальну і спеціальну НДІ; за джерелами формування — первинну і похідну. Універсальна НДІ придатна для використання в кількох автоматизованих інформаційних системах. У вужчому розумінні (з погляду бухгалтерського обліку, контролю та аналізу) універсальна НДІ обслуговує функціонування всіх облікових завдань.

Універсальна НДІ може бути загальнодержавною і загальносистемною. Спеціальну НДІ використовують для вирішення конкретних завдань або певного комплексу завдань. До спеціальної НДІ відносять локальні класифікатори і словники, до первинної — дані облікового та нормативного характеру. Похідна НДІ формується на основі первинної НДІ внаслідок її перетворення. Первинну і похідну НДІ, яка використається без будь-якого попереднього доопрацювання, у межах бухгалтерського обліку називають базовою НДІ. Необхідно, щоб вся НДІ, яка формується іншими автоматизованими системами, для вирішення облікових завдань подавалася в готовому до використання вигляді, що не потребує її перетворення. Вона має бути базовою НДІ. Проте в інформаційній системі обліку, контролю та аналізу застосовується НДІ, яка формується лише для вирішення облікових, контрольних і аналітичних завдань. Одним із основних елементів інформаційної системи обліку, контролю та аналізу є довідник облікових номенклатур (план рахунків) і довідник типових господарських операцій (кореспонденція бухгалтерських рахунків).

Автоматизація контирування бухгалтерських записів — це процес, спрямований на встановлення відповідності опису первинних господарських операцій, які відображають зміни в об’єктах господарської діяльності підприємств, кореспонденціям балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку.

Процес відображення кореспонденції бухгалтерських рахунків забезпечує відповідність описів первинних господарських операцій, що відображають зміни в об’єктах господарської діяльності підприємств, кореспонденціям балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку. Для формування процесу автоматизації кореспонденції бухгалтерських проведень необхідно вжити таких заходів:

1) визначити перелік застосовуваних на підприємстві балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку;

2) визначити кореспонденції балансових рахунків і виявити відповідний їм набір регламентованих операцій, установивши бухгалтерські проведення, які мають кілька дебетових і кредитових рахунків;

3) виявити операції, які потребують спеціальних констант для автоматизованих розрахунків. Так, для автоматизованого визначення суми ПДВ необхідно передбачити такі константи: дебет рахунка 51 — кредит рахунка 46 на суму реалізації без ПДВ 10 000 грн.; дебет рахунка 46 — кредит рахунка 68 на суму ПДВ 2000 грн. (10000 ? ? 0,20 = 2000). Використання констант дає змогу діставати автоматизовану інформацію під час здійснення різних видів відрахувань і розрахунків;

4) розробити спеціальні процедури автоматизованих розрахунків за окремими операціями (наприклад, розрахунок амортизаційних відрахувань та ін.). Ці розрахунки здійснюються окремо і забезпечують точне і своєчасне формування інформації;

5) сформувати в діалоговому режимі аналітичний облік за всіма господарськими операціями і відбити його в бухгалтерських проведеннях;

6) сформувати довідник типових господарських операцій. Цей довідник має вигляд дерева, відгалуження якого описують певні господарські операції і мають бухгалтерські проведення. Складання в інформаційній системі довідника типових господарських операцій потребує поділу господарських операцій за ступенем впливу їх на баланс підприємства. Автоматизоване відображення бухгалтерських проведень здійснюється на основі господарської операції і ознак, які характеризують цю господарську операцію.

Отже, автоматизація бухгалтерських проведень в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу дає змогу:

n  забезпечити повну відповідність номенклатури об’єктів обліку необхідному рівню узагальнення інформації;

n  автоматизувати процес відображення господарських операцій на машинних носіях;

n  підвищити оперативність обліку;

n  зменшити трудомісткість алгоритму складання балансу та звітності;

n  автоматизувати процес розрахунків показників;

n  здійснювати введення інформації на місці її виникнення;

n  спрощувати схему документообігу на підприємстві;

n  безпомилково формувати бухгалтерські проведення;

n  раціоналізувати працю бухгалтерів.

Коди рахунків і субрахунків розробляються на основі діючого та робочого плану рахунків бухгалтерського обліку. Для всіх рахунків встановлюється спільна система кодів, за якої 1-й і 2-й знаки семицифрового коду рахунка означають номер синтетичного рахунка згідно з діючим планом рахунків, 3-й знак означає субрахунок або іншу згруповану ознаку аналітичного обліку, решта знаків призначені для деталізації позицій об’єктів аналітичного обліку. Так, для рахунків, де об’єкти аналітичного обліку групують за однією ознакою (наприклад, за табельним номером працівника), усі чотири знаки (з 4-го по 7-й) відводяться для цього показника. Якщо в аналітичному обліку необхідно відобразити два показники, то 4-й і 5-й знаки, як правило, використовуються для позначення показника 1-го порядку, а 6-й і 7-й — для розшифрування або деталізації за додатковою ознакою (аналітичний облік 2-го порядку). Коди мають максимально відображати показники, необхідні для складання періодичної і річної звітності, а також передбачати найбільші можливості використання аналітичних даних для прийняття управлінських рішень.

Кожний синтетичний рахунок характеризується таким набором ознак: тип рахунка (активний, пасивний; тип сальдо (дебетове, кредитове); статус рахунка (закритий, відкритий); аналітичний облік. Тип рахунка вказує на відношення рахунка до балансу. Активний рахунок вказує на належність до активної частини балансу, його сальдо завжди дебетове, тобто кредитове сальдо свідчить про наявність помилки. Пасивний рахунок вказує на належність до пасиву балансу, його сальдо завжди кредитове, а дебетове сальдо свідчить про наявність помилки. Статус рахунка характеризує його стан: рахунок може бути відкритим або закритим. Відкритий рахунок дає змогу виконувати будь-які операції. Закриті рахунки слугують лише для збору інформації за нижчими рівнями. Поряд зі зведеними (синтетичними) даними дуже важливо мати докладні (аналітичні) дані. Ці дані можна дістати з аналітичних рахунків.

Аналітичні і синтетичні рахунки бухгалтерського обліку взаємозв’язані, оскільки на аналітичних рахунках відображуються ті самі господарські факти — операції, що й на синтетичних, але з більш подрібненим економічним групуванням. Загальні підсумкові дані записів в аналітичних рахунках мають відповідати підсумковим даним записів у синтетичних рахунках. Аналітичні рахунки ведуться за тими синтетичними рахунками, де потрібно розкрити об’єкт обміну та зміст зазначених узагальнених сум.

Аналітичні рахунки за своїм складом в умовах автоматизованої обробки інформації поділяють на три порядки. Аналітичні рахунки 1-го порядку відкривають безпосередньо на синтетичних рахунках або на субрахунках. Вони ведуться лише на відкритих синтетичних рахунках або на субрахунках. З кожним відкритим синтетичним рахунком (субрахунком) може бути пов’язаний тільки один список аналітичних рахунків, причому цей список є унікальним. Аналітичні рахунки 2-го і 3-го порядків мають багатосторонню будову, причому кожна аналітична ознака має заздалегідь визначене призначення, правила та формат введення. Облік у розрізі аналітичних даних є внутрішньогосподарським (управлінським). Під час складання звіту інформація за аналітичними рахунками до системи фінансового обліку не передається, туди вносяться узагальнені дані в цілому по синтетичному рахунку або субрахунку.

Особливе місце в інформаційному забезпеченні посідає база знань. Системою бази знань, що використовується при розв’язуванні облікових, контрольних і аналітичних задач, називають інформаційну систему, яка ґрунтується на знаннях і забезпечує створення й використання бази знань. У базі знань з обліку, контролю та аналізу подаються загальнозначущі для цієї предметної галузі факти й закономірності, а також емпіричні правила, логічні та інтуїтивні міркування. Концептуальні моделі знань у галузі обліку, контролю та аналізу включають факти про спостереження; типові прояви і необхідні, достатні, супутні та інші ознаки; взаємозв’язки та відносини; стани, характерні множини, наслідки й процеси зміни стану; засоби розпізнання наявних економічних ситуацій з метою прогнозування на майбутні періоди; нормативні та директивні положення та відхилення від них.

Загальну укрупнену модель бази знань подано на рис. 4.2.

Укрупнена модель бази знань

Рис. 4.2. Укрупнена модель бази знань

База знань складається з кількох блоків, призначених для подання й обробки знань різного типу. Блок база фактів призначений для дослідження й формалізації знань за окремими фактами, які мають конкретний характер. У блоці база правил залежно від використання моделей для формалізації знань формується правило висновку дослідженої інформації. У базі процедур формуються системи програмного забезпечення, за допомогою яких здійснюють розрахунки, перетворення та інші необхідні процедури. До бази знань про себе входять опис зазначених баз знань та правила стосунків між відповідним суб’єктом і базою даних бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. База закономірностей містить різні відомості щодо бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, необхідних для формування управлінських рішень, а також знання, використовувані для встановлення правил діагнозу за процедурами, що досліджуються обліком, контролем і аналізом. Ця база може прислужитися для самоосвіти бухгалтерів, контролерів, аналітиків та інших працівників, котрі цікавляться питаннями обліку, контролю та аналізу. База мети містить сценарій, який дає змогу організувати процес отримання результату на основі входження до системи запитань. Блок база роз’яснень містить правила, нормативи та пояснення, з якими інформаційна система дійшла того чи іншого висновку щодо об’єкта обліку, контролю та аналізу. Монітор бази знань є керуючим органом і призначений для організації взаємодії між блоками бази знань, а також з інформаційною системою обліку, контролю та аналізу. Основним напрямком інтерфейсу взаємодії є забезпечення інформацією бухгалтера для виконання покладених на нього функцій, видача відомостей про виконання інформаційною системою потрібних функцій і підтримання динамічної взаємодії між інформаційною системою та бухгалтером.



 
Главная
Бухгалтерский учет, аудит
Экономика
История
Культурология
Маркетинг
Менеджмент
Налоги
Политэкономия
Право
Страхование
Финансы
Прочие дисциплины
Карта сайта
Образовательный портал
Правила користування
Продажа баннеров УБС