Главная  - Бухгалтерский учет, аудит  - Книги  - Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.
Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.
<< Содержание < Предыдущая Следующая >

5.3. Організація матеріальних носіїв контрольного процесу

Склад, зміст та формування матеріальних носіїв для організації контрольного процесу визначаються програмою (проектом) здійснення контролю господарської діяльності.

Результати контролю господарської діяльності значною мірою залежать від того, які джерела і носії інформації використовують у контрольному процесі.

Об’єктом контролю є господарська діяльність, її об’єкти — господарські факти — явища та процеси. Цю діяльність, тобто господарські факти, відображують на різних носіях: законах, згідно з якими регулюють правові (юридичні) аспекти, здійснюють господарську діяльність; внутрішньогосподарських нормах, нормативах, кошторисах, прогнозах, де передбачено що, скільки, які потрібно зробити витрати; обліковій інформації, де відбито фактичні дані в системі бухгалтерських рахунків за методологією двоїстості.

Різноманітний характер та велика кількість джерел контрольної інформації зумовлюють вибір носіїв контрольної інформації (для здійснення контролю). Водночас слід пам’ятати, що від вибору носіїв інформації залежить склад контрольних номенклатур, які було визначено на основі контрольного завдання.

Методика та техніка вибору носіїв контрольної інформації мають ряд особливостей, які відрізняють цю процедуру від аналогічної з вибору носіїв облікової інформації.

Зовнішня номенклатура контрольної інформації та її носії формуються за межами контрольного процесу, і тільки незначна кількість їх створюється безпосередньо в контрольному процесі. З огляду на це розрізняють зовнішню і внутрішню контрольну інформацію та її матеріальні носії.

Зовнішні носії контрольної інформації, які формуються за межами контрольного процесу, практично готові для здійснення контролю (норми, нормативи, законодавчі акти, кошториси, плани, прогнози, первинні документи (табл. 5.4), облікові реєстри, звітні форми). Тому вибір носіїв контрольної інформації, які залучають до контрольного процесу, слід починати з ознайомлення зі змістом цих документів та з’ясування відповідності його завданню, поставленому перед контролем.

Носії контрольної інформації, сформовані в процесі контролю (внутрішні) — різні таблиці на паперових або технічних носіях (дискетах, машинограмах і т. ін.), в яких систематизовано порушення, відхилення, а також службові записки, особа, яка здійснює контроль, створює самостійно у процесі перевірки, і вони певною мірою є результатом її творчої діяльності. Ці носії контрольної інформації мають форму, яка має відповідати конкретності того чи іншого об’єкта контролю, завданням контролю, обраній методиці проведення контролю. Їх створюють за аналогією до облікових таблиць.

Таблиця 5.4

ПЕРВИННІ ОБЛІКОВІ ДОКУМЕНТИ, ЯКІ ВИКОРИСТОВУЮТЬСЯ В ПРОЦЕСІ КОНТРОЛЮ ЗА ПЕРЕДАВАННЯМ ДЕТАЛЕЙ НА ВИРОБНИЦТВІ

№ з/п

Назва первинного документа

Призначення

Зміст

Кількість примірників

1

Бирка деталі

Свідчить про назву, кількість, якість деталі

Назва і код деталі, номер партії, кількість, хто виготував, дата, штемпель ВТК

1

2

Бирка деталі з горизонтальною смугою

Те саме

Назва і код деталі, номер партії, кількість, хто виготовив, дата виготовлення, штемпель ВТК

1

3

Накладна на передачу деталей вузлів

Фіксування первинних облікових даних

Номер накладної, дата, відправник, одержувач, номер рисунка, код деталі, призначення, фаза, номер партії, одиниця вимірювання

2

4

Акт нестачі деталей

Є документом, який підтверджує результати контрольної перевірки, постачання деталей за кількістю

Завод, склад, дата, постачальник, номер транспорту, час перевірки (початок, кінець, спосіб рахунку, телефонограма (номер, дата), код деталі, накладна (номер, дата), надійшло за документами, фактично, відхилення («+», «–»), комісія, склад, прізвище, ім’я та по батькові

 

5

Акт приймання

Те саме

Аналогічно до акта нестачі

2

6

Акт інвентаризації

Є первинним документом, який свідчить про фактичну кількість деталей, вузлів за результатами інвентаризації

Дата, код заводу, номер цеху, складу, назва деталі, призначення, номер операції, кількість, шт.

3

7

Картка дозволу

Є документом, який дає дозвіл на виготовлення партії деталей із матеріалу з відхиленням

Назва креслення, партія, строк дії, код, вид відхилення, порушення, зміст відхилення, норма витрат (стара, нова), код винуватця (підрозділ), причина та винуватець, заходи щодо усунення причин (номер, зміст); роботи, які потрібно виконати, виконавець

Визначають індивідуально залежно від потреби

Контроль господарської діяльності тісно пов’язаний з показниками бізнес-плану, з нормуванням та обліком. Якість контрольної роботи залежить насамперед від повноти і точності облікових даних. Контрольний процес за своєю суттю є складовою облікового процесу, оскільки контроль як функція бухгалтера в окремих випадках здійснюється безпосередньо у процесі обліку. Оскільки при використанні даних обліку в контрольному процесі найповніше розкриваються контрольні функції обліку з господарської діяльності, практично всі облікові дані є джерелом контрольної функції. Проте не всі облікові дані використовуються для контролю, а отже, дані для контролю потрібно дібрати.

Потреба у конкретних даних та їх носіях залежить від обсягу робіт та завдань, поставлених перед перевіркою, тобто контролем.

Значний вплив на формування контрольних номенклатур мають законодавчі акти, які доцільно формувати за топологічними ознаками — основні засоби, матеріали, виробництво тощо (табл. 5.5).

Таблиця 5.5

ПЕРЕЛІК НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ, ВИКОРИСТОВУВАНИХ ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЇ КОНТРОЛЮ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

№ з/п

Нормативний документ (закон)

Розділ, параграф, сторінка

1

Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні

 

2

Положення про бухгалтерський облік основних засобів

 

3

План рахунків бухгалтерського обліку

 

4

Закон про амортизацію та ін.

 

Організація матеріальних носіїв контрольного процесу на другому етапі.

Основна мета контролю — перевірка. Для досягнення цього необхідно розробити специфічні носії контрольної інформації.

Основними носіями контрольної інформації на другому етапі контрольного процесу є різного роду та виду таблиці (на паперових або технічних носіях), у яких, з одного боку, систематизують матеріали результатів перевірки, а з іншого — виявляють ступінь порушення. Ці таблиці хоча за формою і схожі на облікові реєстри, за своєю суттю та побудовою відрізняються від них. Контрольні (перевірочні) таблиці мають бути побудовані так, щоб можна було визначити абсолютні і відносні значення порушень, які характеризують відхилення від законів, норм, квот, кошторису тощо.

Форма та зміст перевірочних таблиць мають відповідати вимогам повноти відображення об’єкта і мети контролю та характеру порушень, які було виявлено у процесі перевірки. Тому велике значення має форма їх побудови.

Найчастіше у перевірних таблицях відображують нормативні, кошторисні, квотні та фактичні дані, визначають відхилення та наслідки, у чому суть порушення тощо (таблиці 5.6 і 5.7).

Таблиця 5.6

КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ПРОГРАМНИХ ЗАВДАНЬ за травень 19___р.

І. Виробнича програма. Завдання на місяць ___________ на рік ______

II. Витрати на виробництво

Показник

За місяць

З початку року

Стаття витрат

За місяць

З початку року

 

 

 

 

за нормою

фактично

%

за нормою

фактично

%

 

ліміт

фактично

залишок ліміту

економія «–», перевитрати «+»

ліміт

фактично

залишок ліміту

економія «–», перевитрати «+»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблиця 5.7

ОПЕРАТИВНИЙ КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ ФОНДУ ОПЛАТИ ПРАЦІ

№ з/п

Об’єкт контролю

Посадова особа

Прийом (спосіб) контролю

Оформлення результату контролю

Кому передаються результати контролю

Примітки

1

Правильність включення працівника у табель

Інспектор

Зіставлення даних

Табель

Табельнику

2

Фактично від-працьований час

Бухгалтер розрахункового відділу

Зіставлення даних табеля з даними обліку виробітку

 

 

 

3

Понаднормово

Рахівник

Зіставлення даних табеля з дозволом

Розпорядження

Сектору обліку оплати праці

Один раз на два тижні

4

Своєчасне передавання документів

Бухгалтер

Зіставлення з графіком

Журнал

Бухгалтеру

Один раз на місць

5

Обсяг виробітку

Нормувальник

Зіставлення нарядів із завданням

Бухгалтеру

 

При розробці форм контрольних таблиць звертають увагу на те, щоб вони були якомога простіші, проте давали б змогу виявити та оцінити ступінь дотримання тих нормативних документів — законів, норм, кошторису, плану,— заради яких їх було розроблено. Слід уникати нагромадження в одній таблиці багатьох показників. Найдоцільнішою є така побудова контрольних таблиць, коли у підметі перелічують усі дані, а у присудку — значення цих показників.

Організація носіїв підсумкової (результатної) контрольної інформації. Завершальним етапом контрольного процесу є оформлення результатів контролю залежно від мети, об’єктів, форм, методів та інших ознак контролю.

Основні форми відображення та носії підсумкової контрольної інформації такі:

• безтекстові таблиці, малюнки, креслення, схеми, графіки (машинограми, паперові носії і т. ін.);

• текстові таблиці описового характеру— акти перевірки, оцінні й експертні висновки.

Основна мета контрольної обробки — визначити відхилення від заданих параметрів, виявити причини і винуватців цих відхилень.

У контрольному процесі на кожному етапі виникають свої форми відображення та їх носії: на підготовчому — нормативні акти, кошториси, фактичні облікові дані; на етапі обробки — розрахункові контрольні таблиці; на підсумковому (заключному) — контрольний висновок, експертна оцінка, акти та інші форми. Отже, у контрольному процесі формуються три види носіїв: таблиці — перевірні та розрахункові; висновки.

Систематизація форм, матеріальних носіїв контрольної інформації та комплектування альбомів. Дібрані або розроблені форми носіїв контрольної інформації систематизують і компонують. Систематизацію здійснюють за ознаками топології — основні засоби, матеріали, оплата праці тощо, для чого складають систематичні переліки та комплектувальні таблиці. Носії інформації контрольного процесу поділяють на внутрішні та зовнішні.

Альбом носіїв контрольної інформації формується так само, як і в обліковому процесі. Це означає, що альбом повинен мати чотири частини: титульну сторінку (титул), перелік носіїв, короткі методичні вказівки щодо заповнення їх, призначення кожного формату, зразки самих форм.

Особливу увагу на формування альбомів носіїв потрібно звернути в разі застосування ЕОМ, оскільки тут з’являються такі носії, як відеограми, магнітні стрічки, диски тощо.

Альбоми носіїв контрольної інформації формують за тематикою і топологічною побудовою облікового процесу.

Під час формування альбомів контрольної інформації їх розрізняють за такими ознаками: первинні — складають на підготовчому етапі, проміжні — у процесі контрольної обробки, підсумкові — на завершальному етапі контролю.

За умов застосування ПК носії розробляють так само, як і в обліковому процесі.



 
Главная
Бухгалтерский учет, аудит
Экономика
История
Культурология
Маркетинг
Менеджмент
Налоги
Политэкономия
Право
Страхование
Финансы
Прочие дисциплины
Карта сайта
Учебные материалы для студентов онлайн
Правила користування
Продажа баннеров УБС